TopManage tiene 15 años de experiencia implementando de manera exitosa el software para la gestión empresarial SAP Business One y sus diferentes Add-ons en los servidores de nuestros clientes. Nuestro proceso de implementación está cuidadosamente estructurado, principalmente enfocado en el cliente, siguiendo una planificación detallada.
La implementación de SAP Business One es un proceso complejo que puede tomar semanas en completarse. Sin embargo, con una adecuada planificación, requisitos detallados, con claras funciones y responsabilidades, y una expectativa realista del cliente, la implementación puede completarse sin inconvenientes en un tiempo oportuno.
TopManage ofrece una rápida implementación tanto para SAP Business One como para nuestros Add-ons siguiendo paso a paso un proceso que está especialmente diseñado de acuerdo a los requerimientos y operaciones de su empresa. Con una total comprensión de cada uno de los tipos de negocio de nuestros clientes, somos capaces de reducir el tiempo de implementación, evitar errores en el servicio al cliente y una posible disminución de la productividad.
El equipo de implementación de TopManage está comprometido con el éxito de nuestros clientes. Durante el proceso, el gerente de implementación lleva a cabo reuniones semanales con el cliente para asegurar que el proyecto se ajuste correctamente a los tiempos y proporciona informes detallados sobre la evolución general, así como el responder a cualquier inquietud y direccionamiento a cualquier problema excepcional. Siempre y cuando no existan contratiempos y el cliente sea capaz de dedicar el tiempo y los recursos necesarios para apoyar la implementación de SAP Business One, el proceso completo, desde la compra hasta la puesta en práctica, toma aproximadamente 8 semanas.
El Proceso de Implementación de SAP Business One
Análisis del Negocio y Plan para la Implementación La implementación de SAP Business One comienza con un exhaustivo análisis de la empresa del cliente, incluyendo un mapeo del proceso, reuniendo los requisitos funcionales individuales, y un estudio del sistema requerido, así como una clara definición de los hitos de implementación y componentes relevantes. Adicionalmente, trabajamos con nuestros clientes con el objetivo de prepararlos para que puedan adoptar las mejores prácticas empresariales y nuevos procesos para que maximicen las características y beneficios de SAP Business One.
Cada negocio tiene sus propios objetivos y prioridades. Es por ello que nuestra implementación de SAP Business One está diseñada para cada cliente y no para las masas. El plan de implementación y el análisis de negocio ayuda a identificar las principales áreas de enfoque, así como posibles problemas técnicos y temas de gestión del proyecto. El equipo de implementación de TopManage trabaja conjuntamente con su personal para describir el plan y explicar el compromiso requerido en nombre de su empresa en términos de tiempo y recursos.
Implementación in situ e instalación de Software Después de reunir toda la información necesaria durante el análisis de su negocio y la creación de un plan para la implementación, el próximo paso es la ejecución de acuerdo con el plan documentado. Primero, TopManage trabaja con el departamento de IT del cliente para llevar a cabo una auditoría completa sobre el sistema para identificar posibles amenazas ó debilidades, así como verificar que se cumplan los requisitos de hardware. Si el sistema del cliente no pasa la auditoría, TopManage le aconsejará sobre los requisitos que éste debe cumplir. Cuando se reúnan todos los requisitos, la instalación de SAP Business One se iniciará poco después. En ese momento se requerirá que el cliente dé toda la información necesaria del negocio para que el equipo de implementación de TopManage pueda configurar el software.
Configuración del Sistema, Migración de Datos y Pruebas Una vez que SAP Business One es instalado in situ, continúan la configuración, la migración de datos y la personalización. Nuestro equipo de implementación validará y actualizará la configuración del sistema, demostrará los procesos, y trabajará conjuntamente con los administradores del cliente para establecer los procesos del negocio, estandarizar el flujo de trabajo y realizar pruebas de integración.
Esta etapa del proceso de implementación también implica la migración de los datos del software y de los sistemas que se utilizaron anteriormente; después de eso, SAP Business One hará que la mayoría de los sistemas luzcan obsoletos y permitirá que la empresa logre gestionar todas sus operaciones en una sola plataforma totalmente integrada. Por ejemplo, las empresas que han utilizado Peachtree ó Quickbooks pueden migrar sus datos financieros a SAP Business One. Y a las que tenían clientes, socios, inventario y otra información almacenada en sistemas de herencia también podrán migrar los datos a SAP Business One.
De acuerdo con el análisis inicial del negocio, TopManage determinará si es necesaria ó no la personalización de SAP Business One. La personalización puede ocurrir de diferentes maneras, sin embargo, por lo general TopManage realiza esas personalizaciones de SAP Business One integrando add-ons de SAP Business One, software que extiende la funcionalidad de SAP Business One, ó integrando aplicaciones que no son desarrolladas por SAP. Otro tipo de personalización se basa a través de diseños personalizados del flujo de trabajo y las normas del proceso de negocio, y/o la creación de modelos específicos de reportes. La longitud de esta fase dependerá de la complejidad de la personalización y/o integración de aplicaciones.
Cuando el equipo de implementación completa los pasos anteriores, el sistema pasa por un rigoroso proceso de pruebas. El sistema completo de SAP Business One y todos los add-ons son puestos a prueba y configurados para ser ejecutados al máximo rendimiento.
Entrenamiento del Usuario Final TopManage le ofrece cursos intensivos a todos sus clientes de SAP Business One y Add-ons. Esta fase del proceso de implementación de SAP B1 prepara al cliente para trabajar con el sistema en vivo. Es en esta etapa del proceso en que todos los usuarios clave son alentados a inscribirse en un curso de
Entrenamiento de SAP Business One. Además, la fase de entrenamiento del usuario final le ofrece a TopManage la oportunidad de afinar y realizar pruebas adicionales dentro del sistema. Durante las sesiones de capacitación, y posteriores reuniones con los usuarios finales, se pone al descubierto una visión más profunda de los requerimientos del negocio y es aplicada a los procesos de SAP Business One. Después del entrenamiento y de haber realizado los ajustes finales se determina que el sistema está listo para ponerse en marcha.
Puesto en marcha y Soporte La etapa final del proceso ocurre cuando su empresa es puesta en marcha a través del sistema de SAP Business One, la integración de todos los add-ons y/o aplicaciones. TopManage completará todas las tareas de ejecución y la transferencia del sistema para la gestión de su negocio. Sin embargo, antes de que se complete la transferencia, debe llevarse a cabo una sesión formal de clausura del proyecto que implica la ejecución del sistema en las operaciones del día a día, resolviendo todos los puntos pendientes, y éste finaliza al efectuarse la transferencia al equipo de IT del cliente.
Una vez culminada la implementación, se activa el soporte técnico de SAP Business One. TopManage ofrece soporte ilimitado con el pago anual de la Garantía Tecnológica, donde constantemente hacemos mejoras, monitoreo del software, también ofrecemos actualizaciones del software y resolvemos en vivo cualquier problema relacionado con el proceso del negocio. Además, periódicamente se pueden realizar planes para revisar y mejorar esos procesos, así como la de ofrecer una continua capacitación para el usuario final.
